Тендерное сопровождение под ключ

Тендерное сопровождение под ключ — это комплекс услуг по участию во всех видах тендеров (аукционах, конкурсах, электронных торгах), в целях заключения контрактов с заказчиками по 44-ФЗ, 223-ФЗ и коммерческими компаниями.

Речь пойдет про тендерный аутсорсинг на длительный срок. Если вам нужна помощь в конкретном тендере — не теряйте время и обратитесь за консультацией.

В конце статьи расскажем как мы проводим сопровождение тендеров в Москве, ознакомим с договором. Тендерное сопровождение заказчиков оказывается в рамках услуг специализированной организации. Оцените аргументы и решите сами с кем можно работать по тендерам.

Тендерное сопровождение или гарантии победы

Конечно же гарантий победы не бывает.

Это смущает некоторых клиентов. Если нет гарантий победы в тендере, то вместо выгодного контракта можно понести расходы. Ни одна добросовестная компания по сопровождению тендеров не будет гарантировать победу. Такая организация сможет обеспечить участие в тендере — грамотную подготовку документов и допуск заявки.

Рассмотрим вопрос гарантий в разрезе трех основных видов тендеров.

Гарантии победы в аукционе

В тендере в форме электронного аукциона цена контракта зависит от уровня конкуренции, который в 2016 году составил три заявки на 1 лот.

Если подобрать хороший аукцион без признаков того, что он сделан под кого-то, придется конкурировать по цене с несколькими компаниями и проявить конкурентоспособность. Если вы не будете единственным участником и не захотите снижать цену, то вместо выигрыша можно гарантировать только проигрыш. Сопровождение торгов здесь не поможет.

Гарантии победы в конкурсе

В тендере в форме открытого конкурса выигрыш дает не низкая цена, а лучшее предложение. Шансов на победу меньше, чем в аукционе, готовить документы сложнее. Поэтому многие поставщики игнорируют конкурсы.

Если ценовой критерий составляет 80% — конкурс проще выиграть за счет снижения цены. Даже, если заказчик поставит «своему» участнику остальные 20 баллов, можно перекрыть их 25% падением в цене. Если маржа позволяет это сделать (в работах и услугах). Возможен эффект самоуверенного участника, который так уверен в победе, что не захочет сильно падать в цене и терять деньги. Если он снизит цену на 10%, а вы на 35%, то победа будет ваша.

Если ценовой критерий составляет менее 50% — выиграть конкурс можно только за счет не ценовых критериев: опыта, квалификации, сроков. Заказчик может определить победителем кого захочет, если критерии оценки необъективные и основаны на личной оценке заявки членами конкурсной комиссии.

Побеждать в конкурсах реально при условии подготовки убедительных заявок, подтверждающих опыт и квалификацию участника, грамотного моделирования всех критериев оценки, хорошего технического предложения заказчику.

Рекомендуем участвовать в конкурсах, если у вас есть портфолио и хорошая команда. Тендерное сопровождение в конкурсах позволит грамотно подготовить документацию и подобрать наиболее выигрышные критерии для оценки заявок.

Гарантии победы в запросе котировок

Запрос котировок по 44-ФЗ — процедура простая. В запросе котировок не требуются услуги по тендерному сопровождению:

• Максимальная цена 500 тыс. руб
• Котировочная заявка состоит из одной или нескольких страниц
• Не требуется электронная подпись, котировка подается на бумаге
• Можно массово подавать десятки котировок и выигрывать часть из них

Шансы выиграть котировку высоки при хорошем снижении цены. Есть только 1 ставка по цене «вслепую». Если заказчик не пойдет на подлог, то выиграть одну из нескольких котировок не составит труда. После 5-10 подач на запросы котировок и пары побед можно почувствовать себя профессионалом.

Кто может гарантировать победу

Никто, даже заказчик не может гарантировать победу. Даже, если очень захочет и пойдет на нарушение закона. Просто потому, что закупки конкурентные. Есть вероятность, что при любых заслонах пробьются конкуренты и создадут ту самую конкуренцию. Следовательно, победит наиболее эффективный. Госзакупки определяются законами 44-ФЗ и 223-ФЗ. Заказчик ограничен в творчестве. Есть органы контроля, процедуры обжалования, штрафы за нарушения. Гайки постепенно закручиваются.

Гарантий нет. Это аксиома. Будьте реалистами.

Мы все равно хотим гарантию победы

Есть люди, которые хотят верить в сказки. Особенно в которые очень приятно верить. За исследование иррационального подхода к принятию решений даже присуждена Нобелевская премия. Не попадайтесь на удочку сладких обещаний. Сопровождение в тендерах — не исключение.

Кто ищет волшебника — найдет сказочника.

Сопровождение тендеров

Гарантий победы в тендере нет. Это плохая новость?

Тендер является каналом продаж продукта (товара, работы, услуги) клиенту. Эта новость так же плоха, как любой отказ клиента в ходе переговоров купить продукт.

Что делать, если с 1 попытки клиент не купил? Закрывать бизнес после первого отказа?

Если вы уверены в продукте, его соответствии потребностям клиентов, рыночной цене, то и дальше будете предлагать его другим и сделаете продажи. Можно ли требовать от менеджера гарантию, что он продаст продукт 10 потенциальным клиентам из 10 или первому клиенту сразу?

Заказчик точно заключит контракт

Хорошая новость — когда вы приходите на тендер, то точно знаете, что заказчик купит продукт.

А вы готовы продать его по определенной цене. Если конкуренты не упадут ниже, то заказчик гарантированно купит у вас, он обязан. Если конкуренты упадут ниже, то заказчик все равно купит, но у них. Сопровождение тендеров поможет гарантированно донести ваше предложение до заказчика.

Сопровождение аукционов

Основная форма тендеров (58,3%) — электронный аукцион. Сколько раз нужно проиграть, чтобы выиграть аукцион?

Если конкуренты не попадут на аукцион, то вы выиграете торги по максимальной цене и получите сверхприбыль.

Если вы были готовы снизить цену на 20% при себестоимости в 60-70%, т.е. получить 10-20% прибыли, а получите дополнительно 20%, то сделаете двойную-тройную маржу. Такие случаи не редкость — индекс одной заявки в 2016 году составил 6,6%. Сопровождение помогает выявить аукционы с малой конкуренцией и участвовать именно в них, не распыляя усилия.

Как и в продажах, в тендерах нужно сделать несколько холостых попыток, чтобы добиться результата.

Конверсия из переговоров в продажу на большинстве рынков от 1 до 10%. То есть, в лучшем случае в традиционных продажах продукт покупает 1 клиент из 10. На остальные 9 тратится время, деньги на рекламу (их можно направить на сопровождение аукционов).

Но компании все равно рады, что 1 из 10 клиентов купил. Показатель можно улучшить, потом он достигнет потолка и прекратит расти. В электронных аукционах из 10 заявок выигрывают от 1 до 3. Процент зависит от отрасли, региона, сложности, цены.

Средний показатель по рынку — 20%. Да, грубо говоря, шансы выиграть тендер — 20%. То есть из 10 аукционов можно выиграть 2. Точнее этот показатель рассчитывается в ходе анализа прошедших сопоставимых торгов. Вычислите процент выигрыша конкурентов и ориентируйтесь на эти цифры. Однако, не забывайте о черных лебедях.

Расчет участия в аукционах для объема контрактов на 10 миллионов рублей

Эффективная компания может выигрывать не хуже конкурентов. Верьте в себя, если вы производитель или импортер, а не третий посредник в цепочке.

Основная задача — организовать процесс участия в нужном количестве тендеров, исходя из ваших целей по объему продаж.

Например, вы рассматриваете контракты от 2 до 5 млн. рублей. Средняя цена — 3,5 миллиона. Средний выигрыш — 20%, снижение цены — 20%. Значит, нужно участвовать в 5 закупках, чтобы выиграть 1 контракт на 2,8 млн. рублей.

Чтобы выиграть контракты на 10 млн. рублей — потребуется выиграть 4 аукциона, а принять участие в 20.

Сколько аукционов нужно найти, чтобы отобрать выгодные

Задача — выбрать 20 подходящих аукционов. Подготовить документы так, чтобы заявки были допущены, торги отыграны, выиграна нужная часть, контракты обеспечены и подписаны.

Чтобы найти 20 аукционов, которые соответствуют вашим критериям, не имеют признаков недобросовестности, избыточных требований и прочих подозрительных параметров, потребуется просеять примерно 200. Цифра сильно зависит от отрасли.

Это может быть 50, а может и 5000. Какие-то будут подходить, но после просчета покажутся невыгодными. Где-то не пройдет по требованиям ваш продукт.

Сопровождение аукционов помогает поставить на поток поиск, подбор и участие в нужном количестве торгов и работать над каждым показателем. Улучшения на каждом этапе умножаются. Так, рост на 20% в трех этапах дает +80% эффективности.

Сопровождение торгов

Электронные торги по аренде помещений и нестационарных торговых объектов отличаются от тендеров на поставку товаров, работ или услуг. И не только тем, что проходят они на повышение цены.

В случае аренды предметом торгов становится месячная ставка, а контракт заключается на 5-10 лет. Конкуренция в подобных торгах самая низкая. Мы проводим сопровождение торгов и периодически выигрываем для клиентов контракты без снижения.

Бывает экономия в 2 раза (при среднем повышении цены в Москве на 126%), а это десятки миллионов рублей за весь срок аренды.

Тендерное сопровождение — варианты и альтернативы

Требуется организовать системную работу и добиться расчетных показателей участия в тендерах.

У компаний, которые постоянно участвуют в тендерах, есть штатные тендерные специалисты, проводящие сопровождение торгов. Есть и целые тендерные отделы. Для таких организаций, тендеры — полноценный канал продаж. Тендерный отдел требует затрат, но и приносит отдачу, окупает себя и развивает бизнес.

Для компаний, которые еще не заработали деньги в госзакупках, подобные затраты выглядят слишком рискованно. Лучше двигаться постепенно. Вложить в новый канал продаж небольшие суммы. Посмотреть как он работает, какую дает отдачу. Дальше расширять канал.

Если нанимать тендерных специалистов затратно, есть 4 возможных пути:

1. Пробовать самим, ходить на курсы, читать законы, начинать процесс
2. Найти фрилансера, удаленного тендерного специалиста по объявлению
3. Найти компанию по тендерному сопровождению, работать по договору
4. Отказаться от участия в тендерах (хотим, но пока подождем)

Если речь идет о миллионах и нужны реальные результаты, то самостоятельное обучение или наем фрилансера не приведут к успеху. Все равно это будет дольше и дороже. Участие в тендерах с нуля — непростая задача. Она требует профессионализма, самоотдачи и постоянного развития.

По некоторым оценкам в России насчитывается около 1 млн. «специалистов» когда-либо работавших с госзакупками.

Как правило у сотен тысяч госзаказчиков. Каждая школа, больница или управа проводят закупки продуктов, медикаментов или материалов. 90% из них не смогут провести тендер под ключ на стороне поставщика, обеспечить массовое сопровождение торгов.

Найти опытного универсала, который будет рассматривать участие в тендерах как бизнес-задачу — сложно. Сразу это не очевидно. Процесс многие оценить не в состоянии и потребуются недели, чтобы оценить результаты.

Компании по тендерному сопровождению

Задача — найти компанию на тендерное сопровождение под ключ, которая сможет добиться системного результата.

Основная задача — сопровождение аукционов. Подрядчик должен проводить мониторинг тендеров, анализировать документацию, готовить заявки, проводить торги, заключать контракты и все это в комплексе. Желательно найти качественную компанию по адекватной цене. Не потерять деньги и время.

Рынок компаний, оказывающих услуги по сопровождению тендеров — разношерстный. Фирмы по сопровождению тендеров можно разделить на несколько категорий.

Непрофильные компании. Поисковые порталы, юридические и бухгалтерские фирмы, удостоверяющие центры, для которых сопровождение тендеров и аукционов не является основной деятельностью. Являются посредниками или в штате только один специалист по тендерному сопровождению.

Некоторые крупные порталы. Нацелены на агрессивные продажи годовых тарифов и подписок. Услуги по участию в тендерах — только повод. Их задача — всеми правдами и неправдами продать годовой тариф. Такие компании сладко поют, гарантируют победу в тендере, обещают чудеса после оплаты. Имеют штат специалистов, ориентированный на поток. Надолго врезаются в память, подрывают репутацию услуг тендерного сопровождения. Вернуть деньги потом крайне сложно даже через суд. Разве это тендерное сопровождение. Отзывы легко можно подделать или выбрать только положительные.

Мелкие игроки. Чаще всего за «компанией» стоит фрилансер. Сайт сделан в виде кустарного информационного ресурса либо одной длинной яркой страницы. Может быть указан мобильный телефон, отсутствовать адрес.

Проводить тендерное сопровождение в Москве и не иметь офиса — это странно. Цены на услуги по сопровождению тендеров могут быть низкими или заоблачными. Эта категория составляет более 50% рынка тендерного сопровождения. Обертка бывает разная, но суть одна. Сделать сайт из 1 страницы с ворованными тестами и дать рекламу можно за пару дней. Обращайте внимание на дату регистрации сайта.

Порог входа на рынок услуг минимальный, будьте осторожны. Подумайте, нужно ли вам тендерное сопровождение под ключ от частного лица.

Опытные специализированные компании. Несколько лет работают на рынке, специализируются на тендерном сопровождении. Имеют офис, штат от нескольких человек до десятков специалистов. На сайте есть подробное описание услуг, статьи, новости. Клиент может сориентироваться.

Это единственная категория, которой стоит доверить тендерное сопровождение. Надежные компании среди них есть.

У организаций уже имеющих тендерный отдел или специалиста, периодически возникают сложности в подготовке тендерной документации. Тогда тендерный консалтинг от опытной компании поможет подстраховаться и избежать дорогостоящих ошибок.

Профессиональная компания по сопровождению тендеров

Компания должна специализироваться именно на направлении тендерного сопровождения, чтобы иметь достаточный объем заказов и загрузку для штата опытных специалистов. Однако, даже имея специализацию, можно работать на поток или работать на качество и результат клиента, на долгосрочную перспективу.

Нужно читать договор и сопоставлять горькие документы и сладкие обещания.

В тендерах много обмана, лучше верить только документам, если вы не знаете, что это за организация.

Наш подход к тендерному сопровождению

Мы настроены на долгосрочное сотрудничество, комплексные решения, успех наших клиентов и, как следствие, наших сотрудников и акционеров.

Сопровождение тендеров под ключ организовано так:

• Закрепляется один тендерный специалист, который делает основную работу сам, с ним всегда есть связь
• Все делается быстро, в общении нет испорченного телефона и некомпетентных людей, туда-сюда передающих информацию
• Вам присылают целевые тендеры по заранее оговоренным критериям, специалист может по каждому дать комментарий почему он вошел в подборку
• Вы выбираете самые интересные тендеры, обычно выбор достаточно широк, во все сразу не пойдешь, можно выбрать лучшие
• Мы сами готовим и подаем документы, запрашиваем необходимую информацию
• Успех возможен только при совместных усилиях, мы объясняем что, как и зачем делаем

Потому что по другому не должно быть. Это означало бы, что либо тендеры были без шансов или клиент не смог предложить рыночную цену заказчикам. В любом случае — это потерянное время для всех. Это не то, ради чего был подписан договор. Поэтому он не считается исполненным.

Отправьте заявку, чтобы узнать подробнее, как мы проводим тендерное сопровождение. Москва и регионы России взаимодействуют с нами по одной схеме. Мы подробно объясним процесс и предоставим проект договора и инструкцию по взаимодействию с нашими специалистами.